در سالهای اخیر، بارها دربارة مدیریت شفاف تبلیغ شده و مورد بحث و بررسی قرار گرفته است. این مهم دستمایه بسیاری از كتابها و مقاله‌های متعدد در زمینه تجربه‌ها و تشكیلات شغلی نیز قرار گرفته است. ادعاهای مبالغه آمیزی نیز درمورد توان بالقوه آن برای دگرگون سازی تجارت و كسب و كار بیان شده است. هرچند بسیاری از این ادعاها، همراه با شك و تردید است، ولی شواهد نشان می دهند كه مدیریت شفاف، در صورت اجرای درست و مناسب، بسیار سود آور و مفید خواهد بود. با وجود مباحث متعددی كه در مورد مدیریت شفاف عنوان شده است، نوعی تصور نادرست از آن وجود دارد و برخی از افراد بدون حتی درك آن، آن را رد می‌كنند. در واقع، مدیریت شفاف راهكاری ساده و در عین حال موثر در جهت مدیریت تشكیلات شغلی است. در این مقاله به گونه اجمالی به بحث درباره مدیریت شفاف اطلاعاتی پرداخته می شود.

Open-Book در لغت به معنی باز كردن كتاب و جزوه است، ولی در اصطلاح مدیریتی، به معنای: توزیع و تسهیم اطلاعات مالی، روندهای صنعت، گزارشهای كیفیت، گزارشهای خدمات مشتری و ... بین كاركنان شركت است. با توزیع اطلاعات شركت بین كاركنان، هنگام تغییر، مخالفت و مقاومتی از سوی كاركنان دیده نخواهد شد، زیرا آنها به طور كامل در جریان روند ها واطلاعات مورد نیاز هستند.
مدیریت شفاف، برای مشاغلی كه با چالش های جدی نظیر مشكلات مالی مواجه‌اند، یك راه حل آنی محسوب نمی‌شود، چرا كه نیازمند تعهدی پایدار نسبت به آموزش كارمندان در زمینه های عملیاتی و مالی است. رهبر یك شركت، بایستی تنها در بازه زمانی بلند مدت تصمیم به نهادینه كردن فرهنگ شفاف بگیرد. به طور قطع مدیریت شفاف، مقوله‌ای بحث برانگیز است. برای مثال تقسیم اطلاعات مالی حساس با كاركنان، بسیار مخاطره آمیز است زیرا ممكن است این اطلاعات نصیب رقبا شود. با این وجود، شركتهایی كه مدیریت شفاف را اعمال كرده اند، به این نتیجه رسیده اند كه منافع ناشی از هماهنگی هدفهای سازمانی و كاركنان، بر هزینه های ناشی از لو رفتن اطلاعات مالی حساس، می چربد. دیگر مقوله بحث انگیز دربارة مسئولان و مجریان مالی شركت خواهد بود كه ممكن است مایل به گشودن دفترها به روی كاركنان خود نباشند و از توضیح پیچیدگی های حسابداری و عملیات مالی برای كارمندان خود پرهیز كنند. به طور معمول آن دسته از مجریان و مسئولان مالی كه باور دارند: كاركنان از كار متنفرند، از زیر بار مسئولیت شانه خالی می كنند، ارزشهای سازمانی را نادیده می گیرند، فقط به خاطر پول و در برابر دریافت وجه كار می كنند، به امنیت شغلی اهمیتی بیش از اندازه می دهند و نیاز به نظارت نزدیك و كنترل مستمر دارند، هیچ‌گاه پذیرای مدیریت شفاف نیستند. همچنین آن دسته از مجریان و مسئولان مالی كه در سازمانهای نظام مند سنتی كار كرده اند، در پذیرش یك نظام مدیریت شفاف، دچار مشكل می شوند. برخی افراد این باور را كه كاركنان باید از كیفیت پولسازی تشكیلات شغلی سر در آورند مورد پرسش قرار می‌دهند. بیشتر تشكیلات شغلی، پیچیدگی‌های ویژه‌ای دارند و بیانیه های مالی به راحتی قابل فهم نیستند، به ویژه برای افرادی كه در حسابداری و عملیات مالی هیچ‌گونه زمینه ای ندارند و بر این اساس، برخی افراد، مدیریت شفاف را یك شیوه ابتدایی می دانند. شك گرایان می‌گویند: این امری غیر واقع بینانه و ایده آلیستی است اگر گمان كنیم تنها دوره های آموزشی معدود، كارمندان را قادر می سازد بدون برخورداری از هر گونه پیشینه آكادمیك در زمینه حسابداری و عملیات مالی، در مورد چنین ساز و كارهایی اشراف پیدا كنند. با این وجود، برخی از شركتها با موفقیت هر چه تمام تر و به منظور دستیابی به هدفها، اقدام به اجرای برنامه های آموزش رسمی وغیر رسمی كرده اند. آموزش كار آمد به طور مسلم در راستای مدیریت شفاف ضرورت دارد، چرا كه بدون آن كاركنان قادر به درك كمیت ها و چگونگی اثر‌گذاری آنها نخواهند بود.

عناصر مدیریت شفاف
مدیران همواره به دنبال شناخت كسب تكنیكهای موثری هستند تا بتوانند بواسطه آنها از راه افزایش بهره وری كاركنان، منافع خود را اضافه كنند. مدیریت شفاف، تنها یك موج گذرا نیست كه قابل چشم‌پوشی باشد بلكه جنبشی رو به رشد است كه هم چالشی عمده برای شركتها ایجاد می كند و هم فرصتهای شغلی را پیش روی آنان قرار می دهد. به طور خلاصه مدیریت شفاف بدین معناست كه یك موسسه :
_ به تقسیم دامنه وسیعی از اطلاعات مالی با كارمندان خود بپردازد؛
_ برای هر چه حرفه ای تر كردن كارمندان خود به آنها آموزش دهد؛
_ كاركنان را به گونه ای توانمند سازد كه بتوانند از اطلاعات در زمینه های كاری استفاده كنند و با آنها به مانند شركای خود، برخورد داشته باشد؛
_ زمان كسب موفقیت، به كارمندان خود پاداش بدهد.
چهار عنصر ضروری در مدیریت شفاف وجود دارند: 1- توزیع اطلاعات مالی و سایر اطلاعات، 2- آموزش اصول كسب و كار، 3- توانمندسازی و اعتماد و 4- پاداش در صورت موفقیت. وجود تمامی این چهار عنصر برای پیوند كاركنان، با هدفهای شركت - كه مدیریت شفاف بر مبنای آن شكل گرفته- الزامی است. مدیریت شفاف به علت تاكیدی كه بر روی اطلاعات مالی دارد، در نگاه نخست، یك پدیده حسابداری گونه است؛ اگر چه حسابداری هم در اینجا نقش عمده ای ایفا می كند، ولی مدیریت شفاف، نقش محوری دارد و تغییری اساسی در روند عملیاتی تجاری سنتی به وجود می‌آورد. در چارچوب مدیریت شفاف، مدیران بایستی مطالب را به گونه‌ای به كارمندان خود القا كنندكه آنها نیز به مانند مالكان عمل كنند.
زمانی كاركنان در جریان هدفهای شركت قرار می گیرند كه:
_ از چگونگی كسب درآمد شركت آگاه شوند؛
_ شناخت مقدماتی از اطلاعات مهم شركت به دست آورند؛
_ گزارشهای منظم و توضیحات مستمری از عملیات شركت دریافت دارند؛
_ از دانش خود درمورد شركت برای بهبود عملیات بهره بگیرند؛
_ عملكردهای یكدیگر را ارج نهند؛
_ در صورت بهبود عملكرد شركت، آنان نیز بهره‌مند شوند.
در حقیقت، گشایش دفاتر شركت، تنها بخشی از نظام مدیریت شفاف است كه بایستی این موارد را در خود داشته باشد:
_ آموزش مهارت در قالب آموزش های شغلی پایه؛
_ پاداش جمعی؛
_ سایر محركها از قبیل: برنامه های مالكیت سهام و غیره؛
_ ارتباط منظم و غیر محدود با نتایج مالی مطلوب و نامطلوب.
مدیریت شفاف باعث می شود كه هر یك از كاركنان نظیر یك مالك فكر و رفتار كنند. در این نگرش كاركنان به اطلاعاتی دسترسی می یابندكه به گونه‌ای سنتی، تنها در اختیار رده های مدیریتی قرار می‌گیرد.
برنامه مدیریت شفاف سه عنصر اساسی دارد:
1. مدیریت، اسناد و مدارك شركت را در معرض دید كاركنان قرار می دهد واطلاعات مالی و عملیاتی را با كاركنان تسهیم می كند. اگر كاركنان ندانند موسسه چگونه كسب در آمد می كند، چگونه می‌توان از آنها انتظار كار بیشتر و سود آوری بالاتر را داشت؟
2. لازم است كاركنان صورتهای مالی موسسه را بشناسند. برای این منظور، مدیر باید از راه دوره های آموزشی، مفاهیم صورتهای مالی (ترازنامه، صورت سود و زیان، صورت گردش وجوه نقد) را به كاركنان بیاموزد.
3. باید به كاركنان نشان داد كه كار و عملكرد آنها چگونه بر نتایج مالی موسسه تاثیر می گذارد.
دسترسی به اطلاعات مفصل مالی و توانایی فهم و تحلیل آنها، باعث می شود، كه كاركنان خود را مالك موسسه بدانند، در نتیجه تصمیم‌هایی می‌گیرند كه بیشتر به نفع سازمان است، تا خود آنها.
بیشتر شركتهایی كه از مدیریت شفاف استفاده می كنند، معتقدند این نگرش به گونه قابل توجهی بر روند تجاری آنها تاثیر گذار بوده است. اما اشكال مدیریت شفاف این است كه ممكن است كاركنان از اطلاعات بر علیه مدیریت شركت استفاده كنند. برای مثال: وقتی كاركنان به ریز هزینه ها و درآمدها و سود شركت دسترسی دارند، ممكن است حقوق و دستمزد خود را ناچیز تلقی كرده، علیه مدیریت دست به اقدام زنند. از سوی دیگر، ممكن است اطلاعات در اختیار رقبای شركت قرار گیرد و بدین ترتیب مزیت رقابتی موسسه از بین رود.
پژوهشها نشان داده است كه مدیریت شفاف در دو صورت موفقیت آمیز است:
1. سازمان یا بخش، كوچك و یا در سالهای نخستین فعالیت خود باشد.
2. روابط توام با اعتماد متقابل، بین مدیریت و كاركنان وجود داشته باشد. در فرهنگ‌هایی كه جو بی‌اعتمادی وجود دارد، یا كاركنان یاد گرفته اند كه اطلاعات را مخفی و سری نگه دارند، مدیریت شفاف شكست می خورد. علاوه بر این در سازمانهایی كه كاركنان برنامه های تغییر را ابزاری برای تحقق هدفهای مدیر می‌پندارند مدیریت شفاف جواب نمی دهد. ( اصول مدیریت شفاف راهی موثر برای كمك به تحقق برنامه های تغییر است).

كارایی و اثربخشی مدیریت شفاف
این اصول به كارایی و اثر بخشی مدیریت شفاف منجر می شود:
1) زمینه دسترسی همگان به اطلاعات ضروری سازمانی را فراهم آورید.
الف- شركت با چه چالشها، فرصت ها و تهدیدهایی روبه رو است؟.
ب- عملكرد مالی سازمان چگونه است؟
ج- نظر مشتریان درباره سازمان چیست؟
د- در تصمیم گیری استراتژیك از چه معیارها و پارامترهایی استفاده می شود؟
2) تمام این اطلاعات باید به موقع و بهنگام باشند. (تمام گزارشها باید به روز شوند)
3) مطمئن شوید كه كاركنان توانایی درك و تفسیر اطلاعات را دارند.(در صورت لزوم، از آموزش استفاده كنید).
4) به كاركنان فرصت دهید تا نسبت به اطلاعات و گزارشها آگاهی كامل پیدا كنند.
5) به افراد در برابر عملكرد موثر، پاداش (‌مادی و غیر مادی) اختصاص دهید.
6) به كاركنان این اختیار را بدهید كه بر اساس اطلاعات تصمیم گیری و فعالیت كنند. ( به كاركنان خود اعتماد كنید و به آنها اجازه دهید از اطلاعات آن گونه كه خود مناسب می دانند، استفاده كنند).
7) مطمئن شوید كه كاركنان نیز به شما اعتماد دارند .( اگر كاركنان به شما اعتماد نداشته باشند، به اطلاعات و داده های سازمان نیز اعتماد نخواهند كرد).

نتیجه گیری
در سده21 انتظار می رود که مدیران و رهبران بتوانند از عهده تغییرات سریع جهان کار برآیند. به دلیل تنوع گسترده محیطهای کاری، مدیریت موثر سازمانها و منابع انسانی با چالشهای فراوانی روبه رو شده است. سازمانها با کوچک سازی و مهندسی مجدد به دنبال رقابت در بازار جهانی هستند، ضمن اینکه انفجار اطلاعات و توسعه تکنولوژی نیز برای آنها چالش برانگیز شده است. در این میان بهبود روابط در عرصه تجاری، افزایش سهم بازار و مطرح شدن به عنوان یک مدیر موفق نیز بخشی از دغدغه های مدیران امروزی است. این تغییرات سریع، پیچیده و غیر قابل پیش بینی هستند و تاثیر قابل توجهی بر سازمانها و سبک رهبریشان دارد. سازمانها به سمت ساختارهایی با سلسله مراتب کمتر تغییر جهت داده که در آن مدیران و رهبران به کارکنان آزادی بیشتری داده، مسئولیت بیشتری به آنها واگذار کرده اند. مدیران آینده در صورتی می توانند موثر باشند که از عهده این تغییرات برآیند و به این منظور آنها به تواناییهایی مانند تیم مدار بودن، ارتباط‌های قوی، حل کننده مشکلات، ایجاد کننده تغییرات و رهبر بودن، نیاز دارند. مدیران باید رهبرانی شایسته باشند تا بتوانند افرادشان را دگرگون سازند و بازده شرکت را بالا ببرند. یک رهبر در این محیط متغیر جدید باید نقشهای گوناگونی ایفا کند. برای اطمینان از اینکه تغییرات با موفقیت صورت می‌گیرد، باید به افراد سازمان توجه بیشتری شود. در این میان مدیریت شفاف، راهكاری ساده و در عین حال موثر در جهت مدیریت تشكیلات شغلی است.

نوشته شده در تاریخ پنجشنبه 26 مرداد 1391    | نام دانشجو: خانم عموشاهی    | طبقه بندی: مطالب علمی رشته مدیریت،     | نظرات()